Informační memorandum, 24. 05. 2018
Informační memorandum ke zpracování osobních údajů
Cílem tohoto dokumentu je shrnutí základních informací o zásadách zpracování osobních údajů, kterými se naše organizace řídí a které přijala za účelem zajištění souladu s nařízením parlamentu a Rady EU 2016/679 (dále jen „GDPR“), které je na území ČR účinné od 25.5.2018 a to zejména a s přihlédnutím k čl. 13 Nařízení.
Naše organizace podnikla veškeré nezbytné kroky k posílení bezpečnosti a důvěrnosti zpracovávaných údajů a ke splnění všech předepsaných povinností dle Metodiky Ministerstva školství, mládeže a tělovýchovy, s jehož detailním zněním se můžete seznámit kliknutím na odkaz https://www.msmt.cz/file/44592/
V souladu s GDPR zpracovává naše organizace osobní údaje dle těchto zásad:
1. Zákonnost, korektnost a transparent – Provádíme zpracování jen v případě, kdy k tomu existuje legitimní důvod (např. zákonná povinnost, plnění smlouvy, ochrana našich zájmů, ochrana zájmů třetích osob nebo udělený souhlas subjektu údajů).
2. Účelové omezení – Shromažďujeme osobní údaje jen pro konkrétní, výslovně vyjádřené a legitimní účely (viz výše).
3. Minimalizace údajů – Zpracování osobních údajů provádíme pouze v míře a rozsahu, který je nezbytný ve vztahu k danému účelu.
4. Přesnost – Zpracováváme pouze aktuální osobních údajů, které odrážejí skutečný stav věci.
5. Omezení uložení – Držíme osobní údaje po dobu ne delší, než je nezbytné a zákonné.
6. Integrita, důvěrnost – Zavedli jsme dostatečné technické a organizační opatření k ochraně osobních údajů před náhodným nebo protiprávním zničením, ztrátou, změnou nebo neoprávněnému poskytnutí nebo zpřístupnění přenášených, uložených nebo jinak zpracovávaných osobních údajů.
7. Odpovědnost – Jsme kdykoli schopni doložit soulad dodržování zásad dle bodů 1. – 6.
Informace poskytované v případě, že osobní údaje byly získány od subjektu údajů nebo zákonných zástupců nebo jiných klientů
Kontaktní údaje správce OÚ
Název právnické osoby dle Zřizovací listiny
Školní jídelna Brno, nám. Svornosti 7, příspěvková organizace,
Adresa sídla právnické osoby
náměstí Svornosti 2571/7, 616 00 Brno
Telefonické spojení
728288043
Oficiální e-mail právnické osoby
sjsvornost@volny.cz
ID datové schránky
kbxqjxr
Titul, jméno, příjmení ředitele (statut. orgánu)
Bc. Iva Vyskočilová
Většinu osobních údajů zpracováváme za účelem splnění zákonem předepsaných povinností, zejména podle zákona č. 500/2004 Sb., správní řád v platném znění, zákon č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon) a zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů nebo na základě živnostenského oprávnění. V případě, že provádíme zpracování, jehož účelem není splnění zákonem předepsaných povinností, plnění smlouvy nebo oprávněného zájmu, jedná se o zpracování osobních údajů, ke kterému od Vás potřebujeme výslovný, svobodný, konkrétní a informovaný souhlas subjektů údajů (zaměstnanců, žáků, resp. jejich zákonných zástupců, klientů). V takovém případě se jedná zejména o zpracování zejména osobních údajů zejména jméno, příjmení, bydliště, datum narození). Poskytnutí takového souhlasu je zcela dobrovolné a souhlas lze kdykoli odvolat či využít další práva, která jsou přesně v písemném souhlasu popsána. Dále některé osobní údaje zpracováváme na základě oprávněného zájmu nebo z důvodu plnění smlouvy (např. číslo bankovního účtu, emailová adresa apod.).
Zájemcům o zaměstnání tímto sdělujeme, že pokud zašlou písemnou žádost o přijetí do pracovního poměru, musí být tento odeslán výhradně na výše uvedený e-mail nebo adresu správce a jeho odesláním byl vyjádřen souhlas se zpracováním zájemcem uvedených údajů a jejich uchováním po dobu max. 6 měsíců pro případný pozdější kontakt.
Organizace přijala nezbytná opatření k zajištění bezpečnosti zpracovávaných osobních údajů jak v jejich fyzické, tak elektronické podobě. Mezi tato opatření patří zejména stanovení interních pravidel pro práci s danými informačními systémy, zajištění, aby tyto osoby měly přístup pouze k osobním údajům odpovídajícím oprávnění těchto osob, pořizování elektronických záznamů, které umožní určit a ověřit, kdy, kým a z jakého důvodu byly osobní údaje zaznamenány nebo jinak zpracovány a zamezení neoprávněnému přístupu k datovým nosičům, zejména prostřednictvím nastavení hesel, přístupových
Informační memorandum, 24. 05. 2018
práv, šifrování, vypracování dokumentace k přijatým technicko-organizačním opatřením, zvýšení bezpečnosti instalací zámků, nákupem zamykacích skříní apod. V důsledku oprávněného zájmu ochrany majetku a osob, může být využíván kamerový nebo jemu na roveň postavený systém, v případě jeho instalace budete informováni o konkrétních podmínkách pověřenou osobou.
Všichni zaměstnanci a osoby, které mají v rámci činnosti naší organizace přístup k osobním údajům, jsou řádně proškoleni a jsou seznámeni s pravidly bezpečnosti a důvěrnosti při nakládání s osobními údaji. Zejména je ze strany organizace kladena vysoká priorita zabezpečí údajů o nezletilých osobách.
Osobní údaje předáváme třetím osobám pouze v zákonem předepsaných případech (povinná hlášení orgánům státní správy, samosprávy, pojišťovny, orgány finanční správy apod.) nebo v nezbytném rozsahu vybraným dodavatelům, kteří pro nás zajišťují některé služby, jako například vedení účetnictví nebo správu informačních technologií (IT, systémy pro stravování apod.). Se všemi takovými osobami máme jasně nastavené smluvní vztahy a všichni dodavatelé splňují nezbytná pravidla pro zpracování osobních údajů v rozsahu a parametrech vyžadovaných nařízením GDPR v rámci povinností zpracovatele dle požadavku čl. 28 Nařízení.
Doba zpracování a uchovávání osobních údajů je stanovena zpravidla legislativními požadavky nebo v případě souhlasů je po dobu využívání služeb naší organizace s přesahem 5 let (fotky..) nebo do jeho odvolání nebo nestanoví-li právní předpis jinak.
Předávání osobních údajů do zahraničí neprovádíme.
Organizace má zavedený systém hlášení případných bezpečnostních incidentů. V případě úniku jakýchkoli dat postupujeme v souladu s GDPR za účelem minimalizace možných škod.
Právo na přístup k Vašim osobním údajům nebo osobním údajům Vašich dětí.
a) Máte právo požádat správce, aby Vám sdělil, zda zpracovává Vaše osobní údaje, nebo osobní údaje Vašeho dítěte.
b) Máte právo požádat správce o přístup ke zpracovávaným osobním údajům a o informace o zpracování těchto údajů.
c) Máte právo požádat správce o poskytnutí kopie zpracovávaných osobních údajů.
Pokud požádáte o přístup ke zpracovávaným osobním údajům, správce Vám umožní, abyste jednorázově nahlédli do dokumentace, ve které se zpracovávají osobní Vaše osobní údaje a osobní údaje Vašeho dítěte.
Pokud o to požádáte, správce Vás bude informovat o
- účelech zpracování,
- kategoriích zpracovávaných osobních údajů,
- kategoriích příjemců, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny,
- době, po kterou budou osobní údaje u správce uloženy,
- o právu požádat o opravu, výmaz, omezení zpracování osobních údajů, právu vznést námitku proti zpracování,
- právu podat stížnost u dozorového úřadu.
Jak správce poskytne informace? V jaké formě?
Správce poskytne informace
- písemně,
- ve vhodných případech v elektronické formě po prokázání identity,
- ústně, pokud o to požádáte a bude prokázána Vaše totožnost, přičemž žádné údaje a informace nelze podat telefonicky
Pokud je to možné a nebudou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob, poskytne správce kopie zpracovávaných osobních údajů. Za jakých podmínek je kopie poskytována?
- Bezplatně se poskytuje první kopie nebo kopie poskytnutá po delším časovém úseku, po změně osobních údajů, po změně ve zpracování osobních údajů.
- V ostatních případech se kopie poskytuje za poplatek.
Správce odpoví na Vaši žádost písemně do 1 měsíce s možností prodloužení o další 2 měsíce.
Informační memorandum, 24. 05. 2018
Právo na opravu chyby, ke které může dojít při zpracování Vašich osobních údajů nebo osobních údajů Vašeho dítěte. Máte
právo požádat o opravu nepřesných údajů nebo o doplnění neúplných osobních údajů. Správce odpoví na Vaši žádost do 1
měsíce (s možností prodloužení o další 2 měsíce) od přijetí Vaší žádosti. Správce Vám odpoví písemně. Správce Vám sdělí,
zda a jak Vaše osobní údaje opravil nebo doplnil.
Právo na výmaz některých osobních údajů (právo „být zapomenut“). Obecně platí, že máte právo požádat správce o to, aby
zlikvidoval některé Vaše osobní údaje a dále je neuchovával; jedná se o tzv. právo být zapomenut. V případě, kdy správce
vykonává veřejnou moc (rozhoduje ve správním řízení) a plní své právní povinnosti, správce nevymaže osobní údaje, i když o
to požádáte. Pokud však žádost o výmaz podáte, správce odpoví na Vaši žádost do 1 měsíce (s možností prodloužení o další
2 měsíce) od přijetí Vaší žádosti, a to písemně. Sdělí Vám, proč nevyhověl Vaší žádosti o výmaz nebo jaké údaje v jakém
rozsahu vymazal.
Právo na omezení zpracování Vašich osobních údajů nebo osobních údajů Vašeho dítěte. Pokud požádáte o omezení
zpracování osobních údajů a uvedete důvod Vaší žádosti, správce tyto osobní údaje označí. Označené osobní údaje správce
ukládá, avšak jinak nesmí dále zpracovávat (až na některé výjimky). Ve kterých případech máte právo, aby správce omezil
zpracování Vašich osobních údajů nebo osobních údajů Vašeho dítěte?
a) Pokud podle Vašeho tvrzení Vaše osobní údaje nebo osobní údaje Vašeho dítěte nejsou přesné.
b) Pokud je zpracování Vašich osobních údajů nebo osobních údajů Vašeho dítěte protiprávní. Vy však místo výmazu osobních údajů žádáte o omezení zpracování osobních údajů.
c) Pokud již správce osobní údaje nepotřebuje zpracovávat. Vy však požadujete, aby osobní údaje byly omezeny, protože je to nutné pro určení, výkon a obhajobu Vašich právních nároků.
d) Pokud správce zpracovává Vaše osobní údaje na základě oprávněného zájmu, na základě plnění úkolu ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci. Vy vznesete námitku proti zpracování osobních údajů.
Správce odpoví na Vaši žádost do 1 měsíce (s možností prodloužení o další 2 měsíce) od přijetí Vaší žádosti. Správce Vám odpoví písemně. Správce Vám sdělí, zda a jak Vaše osobní údaje omezil.
Právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů nebo osobních údajů Vašeho dítěte. V souvislosti se správním
řízením máte právo vznést námitku, protože správce vykonává veřejnou moc (rozhoduje ve správním řízení).
Jaká jsou Vaše práva v souvislosti s tím, že se pořizuje záznam kamerového systému? Pokud v souvislosti s přijímáním Vašeho dítěte vstupujete do budovy správce, u vstupu do budovy nebo v budově se pořizuje záznam kamerového systému. Máte právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů v podobě záznamu kamerového systému. Jedná se např. o případ, kdy podle Vašeho názoru Vaše právo na ochranu soukromí převažuje nad oprávněným zájmem správce na ochranu majetku.
Jaké je Vaše právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů? Pokud v rámci řízení o přijetí Vašeho dítěte k základnímu vzdělávání udělujete souhlas se zpracováním některých osobních údajů (email, telefonní číslo), pak máte právo kdykoli souhlas odvolat. Tím však není dotčena zákonnost zpracování osobních údajů založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním. To znamená, že zpracování osobních údajů do odvolání souhlasu je legální.
Vaše právo podat stížnost u dozorového úřadu. Máte právo podat stížnost naší organizaci, kterou budeme řešit v součinnosti s naším pověřencem pro ochranu osobních údajů nebo u dozorového úřadu, tj. Úřad na ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, tel. +420 234 665 111
V Brně dne 24. 05. 2018
Titul, jméno, příjmení ředitele
Bc. Iva Vyskočilová